Kupujesz paliwo prywatnym autem na wyjazd do klienta i chcesz ująć koszt w firmie? W 2025 r. stawka za kilometr służyła przede wszystkim do rozliczania przejazdów pracownika prywatnym pojazdem, ale przy własnym samochodzie przedsiębiorcy zasady podatkowe wyglądały inaczej.
Stawka za kilometr zależy od tego, kto rozlicza przejazd
- Pracownik rozlicza służbową podróż prywatnym autem według uzgodnionej stawki, nie wyższej niż limit.
- Przedsiębiorca używający prywatnego samochodu osobowego ujmuje w kosztach PIT 20% udokumentowanych wydatków, a nie kwotę z kilometrówki.
- VAT rozlicza się osobno: przy użytku mieszanym co do zasady odlicza się 50% podatku, a pełne odliczenie wymaga spełnienia dodatkowych warunków.
- Ewidencja przebiegu może być potrzebna do rozliczenia pracownika albo pełnego odliczenia VAT, choć w tych sytuacjach służy innemu celowi.
Stawki z 2025 r. były limitem zwrotu dla pracownika
Przy rozliczeniu pracownika prywatnym samochodem granicę wyznacza pojemność silnika. Stawka nie mogła przekroczyć 0,89 zł za kilometr dla auta do 900 cm³ ani 1,15 zł za kilometr dla auta powyżej 900 cm³; dla motocykla limit wynosił 0,69 zł, a dla motoroweru 0,42 zł. Stawki te określało rozporządzenie Ministra Infrastruktury, opublikowane w Dzienniku Ustaw.
To stawki maksymalne, a nie automatycznie należna kwota. Pracownik i pracodawca uzgadniają warunki używania pojazdu, a pracodawca może ustalić niższą stawkę. Przy podróży służbowej potrzebne jest rozliczenie przebiegu, natomiast przy jazdach lokalnych przepisy przewidują też ryczałt oparty na miesięcznym limicie kilometrów i pisemnym oświadczeniu pracownika.
Uważam, że najwięcej pomyłek bierze się z używania słowa „kilometrówka” tak, jakby opisywało jeden sposób rozliczeń. W praktyce trzeba najpierw ustalić, czy chodzi o zwrot kosztów pracownikowi, koszty PIT przedsiębiorcy, czy ewidencję prowadzoną dla VAT.
Prywatne auto przedsiębiorcy rozlicza się według wydatków
Jeśli samochód osobowy należy do przedsiębiorcy, ale nie jest składnikiem majątku firmy, w podatku dochodowym nie wylicza się kosztu według liczby przejechanych kilometrów. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT w kosztach można ująć 20% poniesionych wydatków na używanie i ubezpieczenie, pod warunkiem że auto służy również działalności. Podstawę prawną dla 2025 r. zawierał tekst ustawy opublikowany w Dzienniku Ustaw.
Przykład pokazuje, dlaczego tych reguł nie należy mieszać. Jeśli przedsiębiorca wydał w roku 8 000 zł na eksploatację i ubezpieczenie prywatnego auta, do kosztów PIT może zaliczyć 1 600 zł, o ile spełnia ustawowy warunek używania samochodu w działalności i ma dokumenty potwierdzające wydatki. Pracownik, który przejechał służbowo 1 000 km autem objętym stawką 1,15 zł, rozlicza z kolei 1 150 zł zwrotu według odrębnej zasady. To różne rozliczenia, a nie dwie metody wyceny tego samego kosztu.
Sam wpis w ewidencji kilometrów nie zastępuje faktur ani innych dowodów poniesienia wydatków przedsiębiorcy. Z kolei sam fakt posiadania auta nie wystarcza, by zaliczyć jego koszty do podatkowych.
Ewidencja VAT służy innemu celowi niż rozliczenie kilometrów
Przy samochodzie używanym firmowo i prywatnie przedsiębiorca co do zasady odlicza 50% VAT od wydatków związanych z pojazdem. Pełne odliczenie może przysługiwać przy wyłącznym wykorzystaniu auta do działalności, jeśli spełnione są ustawowe wymogi, w tym prowadzenie ewidencji przebiegu dla VAT i złożenie informacji VAT-26. Zasady opisuje serwis Biznes.gov.pl.
Tu łatwo pomylić dwie ewidencje. Ta używana przy zwrocie pracownikowi dokumentuje służbowe przejazdy i pomaga ustalić należność; ewidencja VAT ma potwierdzać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności. Nie zastępują się nawzajem, nawet jeśli część wpisywanych danych wygląda podobnie.
Jeżeli pierwszy wydatek na auto już poniesiono, a VAT-26 nie trafił do urzędu w terminie, nie zakładaj, że pełne odliczenie obejmie wcześniejszy okres. Informację składa się do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu poniesienia pierwszego wydatku, nie później niż w dniu przesłania ewidencji JPK_VAT za ten okres; po spóźnieniu wyłączne wykorzystanie na potrzeby firmy uznaje się dopiero od pierwszego dnia miesiąca złożenia informacji. W takiej sytuacji sprawdź zakres wcześniejszych odliczeń z księgowym lub doradcą podatkowym.
Dobierz rozliczenie do sytuacji, zanim wpiszesz kilometry
Ten prosty podział pozwala uniknąć najczęstszego błędu: użycia stawki pracowniczej do obliczenia kosztów prywatnego auta przedsiębiorcy.
| Sytuacja | Skutek lub właściwa zasada | Co zrobić |
|---|---|---|
| Pracownik jedzie prywatnym autem w podróż służbową | Zwrot zależy od uzgodnionej stawki, która nie może przekroczyć limitu dla danego pojazdu | Udokumentuj trasę i przebieg oraz rozlicz przejazd z pracodawcą |
| Pracownik używa auta lokalnie na podstawie ryczałtu | Rozliczenie opiera się na miesięcznym limicie i oświadczeniu, a nie na sumie każdej trasy rozliczanej jak delegacja | Sprawdź umowę i zasady przyjęte przez pracodawcę |
| Przedsiębiorca używa prywatnego auta osobowego w firmie | W PIT rozlicza 20% udokumentowanych wydatków, nie stawkę za kilometr | Zbieraj dowody kosztów i potwierdzenie związku przejazdów z działalnością |
| Przedsiębiorca chce odliczać 100% VAT | Potrzebne jest wyłączne wykorzystanie firmowe oraz spełnienie warunków ewidencyjnych i zgłoszeniowych | Przed odliczeniem sprawdź ewidencję VAT i termin złożenia VAT-26 |
Najpierw ustal, czy rozliczasz zwrot, PIT czy VAT
Jeśli rozliczasz przejazd pracownika, punktem wyjścia jest stawka i dokumentacja przebiegu. Przy własnym prywatnym samochodzie przedsiębiorcy rozstrzygające są udokumentowane wydatki oraz zasady PIT, a ewidencja VAT pojawia się dopiero wtedy, gdy ubiegasz się o pełne odliczenie podatku.
Materiał ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej ani podatkowej. Przed rozliczeniem nietypowej sytuacji, szczególnie po spóźnieniu z VAT-26 lub przy aucie używanym na kilku podstawach, skonsultuj dokumenty z księgowym, doradcą podatkowym albo prawnikiem.
