Sprzedajesz towary przez platformę, wynajmujesz mieszkanie albo świadczysz usługi za pośrednictwem aplikacji? Unijna dyrektywa DAC7 sprawiła, że operatorzy takich serwisów muszą gromadzić i przekazywać administracji skarbowej określone informacje o sprzedawcach. Wyjaśniam, kogo obejmuje raportowanie, jakie dane trafiają do KAS, kiedy pojawia się obowiązek podatkowy i co firmy powinny zrobić, aby uniknąć problemów.
Najważniejsze zasady raportowania platform cyfrowych
- DAC7 nie wprowadza nowego podatku, lecz obowiązek przekazywania danych przez operatorów platform.
- Raportowanie obejmuje sprzedaż towarów, usługi osobiste, najem nieruchomości i udostępnianie środków transportu.
- Przy sprzedaży towarów wyłączenie działa dopiero wtedy, gdy sprzedawca ma mniej niż 30 transakcji i nie przekracza 2000 euro wynagrodzenia w roku.
- Usługi, najem i udostępnianie pojazdów podlegają raportowaniu od pierwszej transakcji.
- Za brak realizacji obowiązków operatorowi platformy może grozić kara do 1 miliona złotych.
Na czym polega raportowanie platform cyfrowych
Regulacja jest częścią unijnego systemu automatycznej wymiany informacji podatkowych. Jej celem jest ograniczenie szarej strefy w handlu internetowym i zapewnienie bardziej równych warunków firmom, które rozliczają sprzedaż zgodnie z przepisami. W praktyce administracja skarbowa otrzymuje dane z miejsc, w których wcześniej trudno było kompleksowo ocenić skalę działalności.
Obowiązek spoczywa przede wszystkim na operatorze platformy, czyli podmiocie, który udostępnia sprzedawcom serwis lub jego część i umożliwia zawieranie transakcji. Nie chodzi wyłącznie o duże marketplace’y. Przepisy mogą objąć również mniejsze serwisy, jeżeli pośredniczą w transakcjach i znają ich liczbę oraz wartość.
Nie każda strona internetowa jest jednak platformą raportującą. Typowa tablica ogłoszeniowa, która tylko publikuje ofertę i nie wie, czy doszło do sprzedaży ani za jaką kwotę, co do zasady nie spełnia tego warunku. Podobnie działa sklep internetowy sprzedający wyłącznie własne towary, bez udostępniania miejsca niezależnym sprzedawcom.
Kogo dotyczą obowiązki i jakie czynności są raportowane
Raportowanie może dotyczyć zarówno osoby fizycznej, jak i spółki. Liczy się nie forma prawna sprzedawcy, lecz to, czy za pośrednictwem platformy wykonuje on czynność objętą przepisami i jest aktywny w danym roku.
Do raportowanych aktywności należą:
- sprzedaż towarów,
- świadczenie usług osobistych, czyli pracy wykonywanej online albo fizycznie na zlecenie użytkownika,
- udostępnianie nieruchomości, jej części lub udziału w nieruchomości,
- udostępnianie środka transportu.
Przykładem usługi osobistej może być korepetycja, sprzątanie, naprawa, opieka nad dzieckiem albo wykonanie zlecenia graficznego, jeżeli platforma pośredniczy w kontakcie i realizacji usługi. Samo posiadanie konta lub wystawienie oferty nie wystarcza. Znaczenie mają zrealizowane czynności albo wypłacone wynagrodzenie.
W przypadku sprzedaży towarów sprzedawca jest wyłączony z raportowania, jeżeli na konkretnej platformie w roku spełni jednocześnie dwa warunki: zrealizował mniej niż 30 transakcji oraz otrzymał wynagrodzenie nieprzekraczające równowartości 2000 euro. Przekroczenie któregokolwiek z tych progów oznacza, że dane mogą zostać zaraportowane.
Przy usługach osobistych, najmie nieruchomości i udostępnianiu środków transportu nie ma analogicznego bezpiecznego limitu. Raportowanie może rozpocząć się od pierwszej transakcji, niezależnie od wysokości wynagrodzenia.
| Rodzaj aktywności | Kiedy pojawia się raportowanie | Przykład |
|---|---|---|
| Sprzedaż towarów | Co najmniej 30 transakcji lub wynagrodzenie powyżej 2000 euro | Sprzedaż produktów na marketplace |
| Usługi osobiste | Od pierwszej zrealizowanej usługi | Korepetycje, naprawy, sprzątanie |
| Najem nieruchomości | Od pierwszej transakcji | Wynajem mieszkania lub pokoju |
| Udostępnianie transportu | Od pierwszej transakcji | Wynajem samochodu, łodzi lub kampera |
Jakie dane platforma przekazuje administracji skarbowej
Operator musi przeprowadzić procedury należytej staranności. Oznacza to zebranie danych, sprawdzenie ich wiarygodności, ustalenie rezydencji podatkowej oraz określenie, czy sprzedawca podlega raportowaniu. Dlatego platforma może poprosić firmę o informacje, które wcześniej nie były potrzebne do samej obsługi sprzedaży.
W przypadku firmy mogą to być przede wszystkim:
- nazwa i adres przedsiębiorstwa,
- NIP lub inny numer identyfikacji podatkowej,
- numer VAT, jeżeli został nadany,
- numer wpisu do właściwego rejestru gospodarczego,
- państwo rezydencji podatkowej,
- informacja o zagranicznym zakładzie, jeżeli ma znaczenie dla rozliczeń.
Raport obejmuje również dane finansowe. Platforma przekazuje między innymi łączną kwotę wynagrodzenia w każdym kwartale, liczbę transakcji, pobrane prowizje lub podatki oraz identyfikator rachunku finansowego i informacje o jego posiadaczu.
Przy najmie nieruchomości zakres danych jest szerszy. Może obejmować adres obiektu, jego rodzaj, numer księgi wieczystej oraz liczbę dni, przez które nieruchomość była udostępniona. Dla firmy wynajmującej lokale oznacza to potrzebę uporządkowania danych o każdej nieruchomości, a nie tylko ogólnego zestawienia wpływów.
Informacje są przekazywane Szefowi KAS, a następnie mogą być automatycznie wymieniane z administracją podatkową innego państwa. Sprzedawca nie składa własnego raportu DAC7. Powinien jednak przekazać platformie wymagane dane i zadbać o zgodność ich z dokumentacją firmy.
Raportowanie a podatek od sprzedaży internetowej
Najczęstszy błąd polega na utożsamianiu zaraportowania z powstaniem podatku. Przekroczenie 30 transakcji albo 2000 euro nie tworzy nowego podatku. Te wartości określają przede wszystkim, czy operator ma przekazać informacje o sprzedawcy.
O opodatkowaniu decydują dotychczasowe przepisy. Firma prowadząca sprzedaż zarobkową rozlicza przychody i koszty niezależnie od tego, czy platforma przekaże dane KAS. Nie ma tu znaczenia, czy przedsiębiorca sprzedał 5, 30 czy 300 produktów, ponieważ działalność gospodarcza podlega rozliczeniu na zasadach właściwych dla wybranej formy opodatkowania.
Inaczej może wyglądać okazjonalna sprzedaż prywatnych rzeczy używanych. Sprzedaż rzeczy ruchomej po upływie sześciu miesięcy, liczonych od końca miesiąca, w którym nastąpił zakup, co do zasady nie powoduje obowiązku zapłaty podatku dochodowego. Trzeba jednak umieć wykazać, kiedy rzecz została kupiona i że sprzedaż nie była prowadzona w sposób zarobkowy.
Jeżeli ktoś regularnie kupuje towary z zamiarem odsprzedaży, organizuje ofertę, ustala marżę i robi to w sposób ciągły, same deklaracje o „prywatnej sprzedaży” nie wystarczą. W mojej ocenie właśnie charakter aktywności, a nie liczba transakcji, jest tu najważniejszy. Limit raportowy nie jest limitem legalnej działalności.
Co firma powinna zrobić w praktyce
Przedsiębiorca korzystający z marketplace’u nie musi budować osobnego systemu raportowego, ponieważ raport przygotowuje operator. Powinien jednak traktować wezwanie do uzupełnienia danych poważnie. Brak NIP-u, błędny adres albo niezgodna nazwa firmy może utrudnić weryfikację i wywołać dodatkową korespondencję.
Najprostszy schemat działania obejmuje kilka kroków:
- Sprawdź, czy platforma pośredniczy w sprzedaży lub usłudze, czy tylko publikuje ogłoszenia.
- Ustal, które aktywności firmy mieszczą się w katalogu raportowanych czynności.
- Zweryfikuj dane podane operatorowi z wpisem w CEIDG albo KRS, NIP-em i numerem VAT.
- Porównaj raporty platformy z własną ewidencją sprzedaży, prowizji i zwrotów.
- Przechowuj dokumenty potwierdzające przychody, koszty, daty zakupu i charakter sprzedawanych rzeczy.
Warto też rozdzielić sprzedaż firmową od prywatnej. Używanie jednego konta do obu rodzajów aktywności utrudnia później wyjaśnienie, które transakcje były związane z działalnością gospodarczą. Przy większej skali sprzedaży dobrze prowadzić osobne zestawienie dla każdej platformy, ponieważ progi dotyczą konkretnego serwisu, a nie sumy wszystkich sprzedaży w internecie.
Operator powinien z kolei przygotować procedurę identyfikacji sprzedawców, sposób weryfikacji danych, mechanizm liczenia transakcji oraz rozwiązanie do generowania plików DPI. W Polsce raporty przesyła się elektronicznie, między innymi w formacie XML. Ministerstwo Finansów udostępnia do tego aplikację WEB DPI oraz narzędzia techniczne dla operatorów.
Terminy i ryzyka po stronie operatora
Przepisy wdrożono w Polsce 1 lipca 2024 roku, ale raportowanie obejmuje czynności wykonywane od 1 stycznia 2023 roku. Dla kolejnych lat informację o sprzedawcach przekazuje się co do zasady do końca miesiąca następującego po zakończeniu roku sprawozdawczego. Dane za 2025 rok powinny więc zostać przekazane do 31 stycznia 2026 roku, a dane za 2026 rok do 31 stycznia 2027 roku.
Operator spoza Unii Europejskiej, który wybiera Polskę jako państwo wypełniania obowiązków, musi dokonać rejestracji najpóźniej w dniu rozpoczęcia działalności jako operator platformy. Polski rezydent podatkowy co do zasady nie składa takiej rejestracji, ale nadal może mieć obowiązki związane z gromadzeniem danych i raportowaniem.
Jeżeli sprzedawca nie przekaże wymaganych informacji, platforma po odpowiednich wezwaniach może wstrzymać wypłatę wynagrodzenia. Gdy nie ma technicznej możliwości zastosowania tego rozwiązania, może zablokować możliwość dalszego wykonywania raportowanych czynności. Dla firmy oznacza to ryzyko nie tylko formalne, lecz także realne problemy z dostępem do rachunku lub wypłat.
Najpoważniejsze sankcje dotyczą operatora. Za naruszenie obowiązków przewidziano karę pieniężną sięgającą 1 miliona złotych. Dlatego platforma powinna traktować raportowanie jako stały proces compliance, a nie jednorazowe zadanie wykonywane pod koniec roku.
Jak podejść do nowych obowiązków bez niepotrzebnego chaosu
Dla zwykłego sprzedawcy najważniejsze jest rozróżnienie dwóch spraw. Raportowanie danych nie oznacza automatycznie podatku, ale też niski próg raportowy nie zwalnia firmy z prawidłowego rozliczania działalności.
Jeżeli prowadzisz firmę, uporządkuj dane przekazywane platformom, trzymaj dokumenty sprzedażowe i kontroluj zgodność raportów z własną ewidencją. Operatorzy powinni natomiast wcześniej ustalić, czy ich serwis faktycznie podlega regulacji, bo błędne uznanie strony za zwykły portal ogłoszeniowy może okazać się kosztowne.
Najrozsądniejsze podejście polega na połączeniu porządnej ewidencji, sprawnej komunikacji z platformą i konsultacji z księgowym wtedy, gdy sprzedaż zaczyna mieć stały, zarobkowy charakter. Dzięki temu sama regulacja pozostaje przede wszystkim obowiązkiem informacyjnym, a nie źródłem podatkowych niespodzianek.
